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Dokumentenmanagement

Mit docuvita leicht gemacht

docuvita – das elektronische Unternehmensarchiv

docuvita sorgt für Ordnung. Sie können alle Unternehmens-Dokumente oder Kundenanfragen verwalten, docuvita als elektronische Kunden- oder Personalakte einsetzen oder zur Projektdokumentation nutzen. docuvita ist eine flexible Anwendung, die durch ihre Vielzahl an Möglichkeiten und durch die einfache Bedienung überzeugt. Das Dokumentenmanagement-System ist besonders auf die Ansprüche kleiner und mittlerer Unternehmen abgestimmt.

Die übersichtliche Benutzeroberfläche und die direkte Integration in Microsoft Office sind nur zwei Features, die deutlich machen, wie durchdacht und einfach zu bedienen die Lösung ist.

Alle Informationen zentral verwalten

Von jedem Gerät und jedem Ort aus nutzen

Beratung, Implementierung und Support

Das Dokumentenmanagement-System ist als besonders flexibles und skalierbares System auf der Basis modernster Technologien konzipiert.
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Verbesserung der Zusammenarbeit

Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen.

Über die Check-in und Check-out Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. So entfällt das mühsame Zusammenführen verschiedener Versionsstände. Für berechtigte Benutzer ist jederzeit erkenntlich, wer ein Dokument aktuell bearbeitet oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können die wichtigsten Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.

Prozessoptimierung durch Workflows

Optimieren Sie die Zusammenarbeit

Zugewinn an (Rechts-) Sicherheit

Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.

Durch diese Maßnahmen im Dokumentenmanagement können Sie gesetzlichen Anforderungen – wie z.B. die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) – und interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.

Standardmodule

Digitale Akte

Nutzen Sie Daten aus anderen Anwendungen in docuvita und umgekehrt.

Auto Archivierung

Archivieren Sie automatisch Belege aus Ihrem CRM oder ERP direkt in docuvita.

Scanverfahren

docuvita unterstützt verschiedene Scanverfahren für höchste Flexibilität.

Suchfunktion

Nutzen Sie intelligente Suchfunktionen, um Infos schneller zu finden.

Schnittstellen

Integrieren Sie docuvita mit bestehenden Anwendungen und automatisieren Sie Prozesse.

Webzugriff

Greifen Sie von überall aus auf Ihre Daten zu. Mit jedem internetfähigen Gerät.

Workflows

Erstellen Sie Workflows zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Wiedervorlagen

Definieren Sie Wiedervorlagen für Dokumente und Akten, für sich oder Ihre Mitarbeiter.

OCR-Formular Erkennung

Lesen Sie Belege per Texterkennung ein und finden Sie sie anhand ihrer Inhalte wieder.

E-Mailarchiv

Archivieren Sie E-Mails automatisch und gesetzeskonform, direkt aus Outlook heraus.

Ihr Erfolgsfaktor

Dokumentenmanagement mit docuvita leistet einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens. Während Sie Kapazitäten auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, hilft Ihnen docuvita, die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu fördern, Ihren Kundenservice zu verbessern, Ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu sparen und, fast nebenbei, Rechtssicherheit in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit zu erlangen.

Haben Sie Fragen zu unseren Produkten? Kontaktieren Sie uns.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an.

Andreas Kulüke

Leiter Software-Consulting

Daniel Knüwer

Geschäftsführer