docuvita – das elektronische Unternehmensarchiv

docuvita sorgt für Ordnung. Sie können alle Unternehmens-Dokumente oder Kundenanfragen verwalten docuvita als elektronische Kunden- oder Personalakte einsetzen oder zur Projektdokumentation nutzen. docuvita ist eine flexible Anwendung, die durch ihre Vielzahl an Möglichkeiten und durch die einfache Bedienung überzeugt. Das Dokumentenmanagement-System ist besonders auf die Ansprüche kleiner und mittlerer Unternehmen abgestimmt.

Das Dokumentenmanagement-System ist als besonders flexibles und skalierbares System auf der Basis modernster Technologien konzipiert. Die übersichtliche Benutzeroberfläche und die direkte Integration in Microsoft Office sind nur zwei Features, die deutlich machen, wie durchdacht und einfach zu bedienen die Lösung ist.

Alle Informationen zentral verwalten

Von jedem Gerät und jedem Ort aus nutzen

Beratung, Implementierung und Support

  • Digitale Akte

  • Automatisierung von Arbeitsabläufen
  • Wiedervorlagen definieren
  • E-Mails & Belege archivieren
  • Unterstützung verschiedener Scanverfahren

  • Intelligente Suchfunktion
  • Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen
  • Plattformunabhängiger Webzugriff
  • OCR-Formularerkennung

Verbesserung der Zusammenarbeit

Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen. Über die Check-In und Check-Out Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. So entfällt das mühsame zusammenführen verschiedener Versionsstände. Für berechtigte Benutzer ist jederzeit erkenntlich wer ein Dokument aktuell bearbeitet oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können die wichtigsten Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.

Prozessoptimierung durch Workflows

Optimieren Sie die Zusammenarbeit

Zugewinn an (Rechts-) Sicherheit

rung der Dokumente-Dateien und Metainformationen. Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.

Durch diese Maßnahmen im Dokumentenmanagement können Sie gesetzlichen Anforderungen – wie z.B. die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) – und interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.

Ihr Erfolgsfaktor

Dokumentenmanagement mit docuvita leistet einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens. Während Sie Kapazitäten auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, hilft Ihnen docuvita, die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu fördern, Ihren Kundenservice zu verbessern, Ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu sparen und, fast nebenbei, Rechtssicherheit in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit zu erlangen.

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Andreas Kulüke
Abteilungsleiter Software